Y tú, ¿Automatizas o pierdes el tiempo?
La automatización siempre ha tenido su hueco en el mercado, pero está cobrando especial relevancia en los últimos tiempos debido, creo, al increíble crecimiento del mundo NoCode y al avance de las herramientas online del campo de la automatización, que hacen que no sean necesarios apenas (o ningún) conocimiento técnico al respecto.
Sí, lo sé, el titular es demasiado desafiante. Y más teniendo en cuenta que, aunque ya conocía y practicaba el tema de la automatización de tareas, y ya sabía (de oídas) de herramientas como Zapier, me he introducido hace relativamente poco tiempo en el mundo de este tipo de herramientas que te hacen la vida mucho más fácil. Herramientas como la ya mencionada Zapier, u otras tanto o más conocidas como Integromat o n8n. Esta última, por cierto, gratuita y de código abierto.
Hasta hace poco, las automatizaciones que hacía era siempre hechas “a mano”, es decir, picando el código que necesitaba, creando crons, tirando de cloud, etc. Desde que he conocido este tipo de herramientas más a fondo, las uso tanto a nivel profesional como particular.
Si no automatizas, pierdes el tiempo
En esto se basa el título de este artículo. Si no automatizas, ¿qué haces? ¿repites una y otra vez las tareas tediosas que por “h” o por “b” te han encomendado? Yo desde luego, intento evitarlo a toda costa, y mucho más (aunque no solo) trabajando en el ámbito tecnológico. Recuerdo un profesor que tuve y decía:
Si repites una misma tarea más de dos veces, no te hagas llamar informático.
Efectivamente es una exageración, no cabe duda, pero esas palabras se me quedaron grabadas. Obviamente no aplico esa regla siempre. Hay tareas que sabes que las vas a tener que hacer N veces y ya. Qué sé yo, imagina que tienes una tarea sencilla que sabes que vas a tener que repetir 5 veces, y automatizarla te llevaría un tiempo bastante considerable. En este caso, es probable que no te interese automatizar, salvo si hacerlo te gusta, entretiene y disfrutas con ello.
No sigo una regla específica, simplemente evalúo la situación y me hago estas preguntas:
- ¿Llevar a cabo la tarea me supone un esfuerzo considerable?
- ¿Se me puede olvidar fácilmente realizar esta tarea?
- ¿Sé que voy a tener que repetir la tarea un número indeterminado de veces?
- ¿Automatizar la tarea hará que me pueda olvidar de ella casi al completo?
- ¿Voy a disfrutar haciéndolo?
Voy a intentar elaborar una respuesta a cada una de ellas:
¿Llevar a cabo la tarea me supone un esfuerzo considerable?
Creo que no necesita mucha explicación. ¿Cuánto tiempo gastas cada vez que tienes que realizar la tarea en cuestión? Y no solo eso: ¿Cuánto desgaste intelectual necesito para llevar a buen puerto esta tarea?
Es posible que no te lleve más de unos segundos. Por ejemplo:
Todos los días tengo que enviar un Excel a mi compañera por email.
Como se puede ver, esta tarea se entiende bien sencilla de realizar diariamente, pero, además de otros inconvenientes sobre este tipo de tareas, que hablaremos más adelante, se nos hace fácil pensar en tareas repetitivas mucho más tediosas que la mencionada:
Todos los lunes tengo que buscar en Twitter las tendencias sobre vestidos de novia, filtrar aquellos perfiles que tienen un número de seguidores mayor a 500 y que hayan publicado al menos dos posts en la última semana, introducirlos en una Google Sheet, nombrarla con la fecha actual y enviársela a mi compañera por email.
La cosa se empieza a complicar. Solo de leerlo ya me da pereza, y eso que hemos pasado la tarea a una periodicidad semanal.
Ambos casos son ejemplos que pueden parecer sencillos de llevar a cabo, pero debemos tener en cuenta que las tareas que al principio pueden parecer incluso divertidas, que no nos cuesta nada realizarlas, pueden convertirse en tediosas pasado un tiempo, por sencillas que sean.
¿Se me puede olvidar fácilmente realizar esta tarea?
Este es un punto muy importante. ¿A quién no le ha pasado? Tengo que realizar todos los días una tarea muy sencilla que me lleva unos 30 segundos, pero hay días que se me olvida realizarla.
Un ejemplo clásico es revisar los errores del día anterior de un sitio web. Si tienes que ser tú de manera proactiva el que tiene que ir a verlos, aunque eso no te suponga más de medio minuto al día, es muy probable que se te olvide en algunos casos, y te quedes sin corregir rápidamente un posible error importante que supone una bajada de las ventas 🤷🏻♂️.
En cambio, si esa recopilación de errores la recibes automáticamente en tu correo electrónico, o en un canal de Slack donde el resto del equipo pueda también visualizarlo, estoy convencido de que ese error no pasará desapercibido.
Recuerdo hace unos años trabajando en una empresa que no tenía un sistema de monitorización muy sofisticado. Éste se basaba en que, el que se acordase del equipo y cuando se acordase (de vez en cuando, vamos a decir), echase un vistazo a los logs de los servicios para ver si algo raro había pasado. Bien, pues pasaron nada menos que cinco días sin que a nadie se le ocurriese echar un vistazo. En esos cinco días, se acumuló una factura bastante considerable de consumo de un servicio de terceros, debido a un error en uno de los servicios que no paraba de consumirlo en bucle y sin freno. Afortunadamente el proveedor del servicio entendió el problema e hizo una considerable rebaja en la factura. De lo contrario hubiese sido un palo mucho más gordo.
Ya no digo de tener un sistema sofisticado de monitorización (que no es complicado de tener, pero bueno), pero si al menos hubiésemos tenido una simple automatización que enviase a todo el equipo el resumen de los errores del día anterior, no hubiesen pasado más que unas horas y hubiésemos ahorrado mucho dinero.
¿Sé que voy a tener que repetir la tarea un número indeterminado de veces?
Es evidente, y está enlazado a la primera pregunta. ¿Vas a realizar esta tarea N veces concretas o no sabes cuándo debes dejar de hacerla?
Es importante saber esto ya que, por un lado, si es una tarea de duración indeterminada, es probable que te interese automatizarla. Pero si es una tarea que sabes que el número de veces es reducido, a lo mejor pierdes más tiempo en intentar automatizarla.
Con esto quiero decir que no hay que automatizar todo. No hay que volverse loco. Si tu tarea es enviar una Excel por email, por ejemplo, durante tres días, y ahí terminará tu labor, lo más seguro es que tardes más en pensar cómo automatizarlo que el tiempo que te llevará realizar la tarea en sí.
También puede darse el caso de que automatizar la tarea lleve un trabajo titánico. Hay tareas muy complicadas de automatizar, y más si los productos o servicios que intervienen no disponen de una buena integración con el tipo de herramientas mencionadas (Integromat, Zapier, n8n…). En este caso, es probable que tengas que tirar de conocimientos técnicos para llevarla a cabo.
Aun existiendo integraciones por parte de los productos y servicios involucrados, los pasos a seguir para llevar a cabo la tarea pueden ser abrumadores. Debemos tener en cuenta que cuánto más compleja sea la tarea, más tiempo nos llevará automatizarla. Tendremos que evaluar si el tiempo que ganaremos una vez automatizada, compensará con creces el tiempo de ejecutarla manualmente y, sin olvidar por supuesto, el valor extra aportado por la automatización (no se nos olvidará nunca más realizar esa tarea diaria).
¿Automatizar la tarea hará que me pueda olvidar de ella casi al completo?
Personalmente, este es quizás uno de los puntos más relevantes. Si realizas una automatización y tienes que revisar demasiado a menudo que todo vaya bien, algo está fallando.
Automatizar debería conllevar al menos el cumplimiento de uno de estos dos puntos (idealmente los dos):
- Puedo olvidarme casi al completo de esa tarea, y por tanto usar el tiempo en cosas más productivas.
- La tarea a llevar a cabo es muy compleja, ejecutarla manualmente requiere de mucho tiempo y, aunque tenga que supervisar algunos puntos, que una máquina lo haga por mi evita un consumo de tiempo excesivo y/o, además, minimiza errores humanos.
Lo ideal es que estos dos puntos se den, pero si no se da al menos uno de estos dos puntos, deberíamos plantearnos si la automatización es la solución a nuestro problema.
Cuando yo automatizo algo sencillo, espero poder olvidarme casi al completo de esa tarea. Por responsabilidad, no me olvido de ella al completo. Superviso que todo vaya bien muy de vez en cuando (cuando me acuerdo de ella, concretamente).
Cuando automatizo algo complejo, espero ganar una cantidad de tiempo considerable con ello, y si además puedo minimizar el número de errores humanos, es un plus.
Si al final automatizo algo complejo y además puedo olvidarme de la tarea casi al completo, entonces me doy una palmada en la espalda (como buenamente pueda) y a otra cosa.
¿Voy a disfrutar haciéndolo?
No todo el mundo disfrutará haciéndolo, está claro. Tampoco es el punto más importante, ni mucho menos. Pero sí puede llegar a ser determinante, me explico:
Yo disfruto cacharreando con cualquier herramienta de este tipo (y de muchos otros). Por eso, puede que una tarea super sencilla la automatice por el mero hecho de comprobar que puedo hacerlo. Me divierte, me entretiene. ¿Soy un poco friki? Sin lugar a dudas.
Pero por eso mismo digo que puede ser determinante. Si no te gusta la sensación de cacharrear con estas herramientas, es probable que intentes eludir la automatización de cierto tipo de tareas y pienses “Va, si tampoco me cuesta tanto realizarla a mano”. Pero te puedo asegurar que eso es porque no has empezado a automatizar aún. Cuando empieces y veas sus beneficios, no podrás parar.
Automatizar no es la panacea, pero sí te facilita tu trabajo
Estaría mintiendo si dijese que automatizar fuese la panacea a todos tus problemas. No lo es. Pero sin duda creo que automatizar tareas repetitivas y tediosas te harán la vida más fácil, serás más productivo en tu trabajo, dedicarás el tiempo a tareas que realmente requieran tu atención, capacidad e intelecto. El simple hecho de pensar que hay un número de tareas que una herramienta puede hacer por ti, debería causarte satisfacción. A mi me la causa.
Existe multitud de herramientas en el mercado para automatizar tareas. He mencionado tres, Integromat, Zapier y n8n. Podríamos decir que son las tres más conocidas e importantes. Puedes hacer casi cualquier cosa con ellas. Las dos primeras de pago con una versión free que te permite iniciarte en ellas. La tercera, totalmente free y de código abierto, necesitarás tu propio servidor para instalarla, eso sí.
Te animo a que si no te has iniciado en este mundillo, empieces ya. Estoy convencido de que después de hacer tu primera automatización ya no podrás parar. Al principio puede parecer complicado, incluso puede costarte pensar en qué tareas automatizar. Seguro que un buen número de vosotros piensa “Es que mi trabajo requiere de mi supervisión constante, no puedo automatizar nada”, y yo os digo que seguro que existe alguna tarea que os podáis quitar de encima. Además, recordad que la automatización no solo es aplicable al ámbito profesional, también podéis automatizar tareas de vuestra vida personal. Puede ser incluso divertido 😄
Y tú, ¿automatizas o pierdes el tiempo?
Algunas referencias y utilidades:
- Integromat https://www.integromat.com/
- Zapier https://zapier.com/
- n8n https://n8n.io/ - Github https://github.com/n8n-io/n8n
- The Rise of NoCode in Numbers https://www.spreadsheetweb.com/the-rise-of-nocode-in-numbers/
- Why No-Code Tools Are the Future of Marketing https://www.business2community.com/marketing/why-no-code-tools-are-the-future-of-marketing-02362312
- Instalación de n8n mediante NPM https://community.sharingaway.com/c/n8n/instalacion-n8n-mediante-npm
- Instalación desatendida de n8n https://n8n.carrd.co/ cortesía de Aitor Roma.
